Función de Taskrol
Integración con QuickBooks Online: facturas y pagos enviados a tu contabilidad
Conecta tu empresa a QuickBooks Online una sola vez. A partir de ahí, el cliente, la factura, el pago y cualquier reembolso llegan solos a tu contabilidad, con las propinas y los recargos por tarjeta por separado. La sincronización va en un solo sentido, de Taskrol a QuickBooks Online. La sincronización con QuickBooks Online y los manuales de servicio vienen con los planes Basic y Pro.
Incluido en Basic y Pro. Toda cuenta nueva recibe 7 días de Pro gratis, sin tarjeta.
En pocas palabras
Taskrol se integra con QuickBooks Online. El dueño conecta la empresa a QuickBooks con el inicio de sesión de Intuit, relaciona una sola vez los tipos de línea de Taskrol con artículos de QuickBooks, y a partir de ahí Taskrol envía a QuickBooks el cliente, la factura, los pagos, las propinas, los recargos por tarjeta y los reembolsos de cada trabajo a medida que el trabajo se completa y se cobra. La sincronización va en un solo sentido, de Taskrol a QuickBooks, y el contador sigue trabajando en QuickBooks como antes.
La contabilidad de un taller de reparación vive en QuickBooks, y las facturas, los pagos y los reembolsos que la alimentan se crean en los trabajos de Taskrol. Capturarlos otra vez en QuickBooks es donde se van las noches y donde los dos juegos de números se empiezan a separar.
La integración con QuickBooks Online cierra ese hueco. Cada empresa en Taskrol se conecta a su propia empresa de QuickBooks Online. Una vez que el dueño relacionó los tipos de línea de Taskrol con artículos de QuickBooks, cada trabajo que se completa, se envía al cliente o se cobra aparece en QuickBooks como un cliente, una factura y sus pagos, y cada cambio posterior en el trabajo actualiza los mismos documentos de QuickBooks.
Cómo funciona la integración con QuickBooks
- Conecta con QuickBooks. En Configuración → QuickBooks, el dueño presiona Conectar con QuickBooks, inicia sesión en Intuit y elige la empresa de QuickBooks. La contraseña de QuickBooks se queda con Intuit: Intuit le entrega a Taskrol una clave para esa empresa, y Taskrol la guarda cifrada. Únicamente el dueño puede conectar una empresa, y cada empresa en Taskrol se conecta a su propia empresa de QuickBooks.
- Relaciona tus artículos una sola vez. En la pantalla de asignación, el dueño elige el artículo de QuickBooks para cada tipo de línea de Taskrol: piezas, mano de obra, cargo por diagnóstico, descuentos, propinas, recargos por tarjeta y reembolsos. Elige un artículo existente o deja que Taskrol cree uno. El dueño también elige la cuenta donde se depositan los pagos y, donde QuickBooks lo pide, el código de impuesto y las formas de pago. Hasta que se guarda la asignación, no se envía nada.
- Atiende el trabajo como siempre. Nada cambia en el trabajo. El técnico hace firmar el cargo por diagnóstico, prepara la cotización y cobra. Cuando el trabajo se completa, la factura se envía al cliente o llega el primer pago, Taskrol envía a QuickBooks el cliente, la factura y los pagos. Un trabajo también se puede enviar a mano desde su menú, con Enviar a QuickBooks.
- Los cambios posteriores también llegan. Si la factura se edita después de haber llegado a QuickBooks, se actualiza la misma factura de QuickBooks. Una propina registrada después, un reembolso con tarjeta desde Taskrol o un reembolso que registras a mano llega a QuickBooks como su propio documento. Un trabajo que se cancela o se elimina antes de que se mueva dinero anula su factura de QuickBooks.
- Revisa el registro de sincronización. Cada factura y cada trabajo muestran si están en QuickBooks. Un registro de sincronización lista lo que se envió, y todo lo que QuickBooks no aceptó queda marcado con el motivo y un botón Reintentar. Se envían los documentos a partir de la fecha que elijas; los trabajos anteriores se quedan fuera salvo que los envíes tú.
- Desconecta cuando quieras. Desconecta QuickBooks en la misma pantalla de configuración, o revoca el acceso de Taskrol desde QuickBooks. Taskrol deja de enviar y borra su clave. Todo lo que ya está en QuickBooks se queda en QuickBooks.
Clientes, facturas, pagos, propinas y reembolsos
Cada trabajo se convierte en una factura en QuickBooks bajo su cliente. Los pagos que se reciben en Taskrol, con tarjeta, efectivo, cheque o cualquier otra forma que registres, se aplican a esa factura. Las propinas y los recargos por tarjeta quedan fuera del total de la factura y se envían como un recibo de venta aparte; los reembolsos van como recibos de reembolso. Tus totales en QuickBooks coinciden con lo que pagó el cliente.
En un solo sentido, de Taskrol a QuickBooks
Taskrol escribe en QuickBooks; no cambia tu contabilidad de ninguna otra forma. Lo que tu contador hace dentro de QuickBooks sigue siendo suyo: clasificar, conciliar, reportes e impuestos.
Tus artículos de QuickBooks, tus cuentas
Piezas, mano de obra, cargo por diagnóstico, descuentos, propinas, recargos por tarjeta y reembolsos se asignan cada uno a un artículo de QuickBooks que tú eliges, y los pagos llegan a la cuenta de depósito que tú eliges. Se configura una vez por empresa y se cambia cuando quieras.
Las ediciones y los reembolsos mantienen la contabilidad al día
Una factura editada en Taskrol actualiza la misma factura en QuickBooks en vez de crear una segunda. Un reembolso en Taskrol, ya sea con tarjeta o uno que registras a mano, llega a QuickBooks como recibo de reembolso.
Un registro de sincronización con Reintentar
El estado de cada documento está en el trabajo y en el registro. Cuando QuickBooks rechaza algo, por ejemplo un nombre de cliente que ya existe para un proveedor, el registro lo dice en palabras sencillas, y el dueño lo corrige una vez y presiona Reintentar.
Conectado como lo exige Intuit
La conexión usa el inicio de sesión de Intuit (OAuth 2.0). Taskrol guarda solo la clave que Intuit emite para esa empresa, cifrada, y la usa únicamente para enviar tus documentos. Al desconectar, se elimina.
Más la exportación CSV, como antes
El reporte web sigue exportando un CSV de trabajos con ingresos, neto recibido por tarjeta, margen, costo de piezas, impuestos y propinas en Basic y Pro, para el contador que prefiere un archivo o que trabaja fuera de QuickBooks.
Incluido en Basic y Pro
La sincronización con QuickBooks Online viene con los planes Basic y Pro, para cada empresa de la cuenta. Basic cuesta US$29 al mes con un usuario; Pro cuesta US$129 al mes con tres. Toda cuenta nueva empieza con 7 días de Pro, sin tarjeta, así la conexión se puede probar con trabajos reales desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Taskrol se integra con QuickBooks?
Sí. Taskrol se integra con QuickBooks Online. Después de que el dueño conecta la empresa y relaciona los tipos de línea de Taskrol con artículos de QuickBooks, Taskrol envía a QuickBooks el cliente, la factura, los pagos, las propinas, los recargos por tarjeta y los reembolsos de cada trabajo a medida que el trabajo se completa y se cobra.
¿Qué software de contabilidad funciona con Taskrol?
QuickBooks Online. En Basic y Pro, Taskrol envía a QuickBooks Online el cliente, la factura, los pagos, las propinas, los recargos por tarjeta y los reembolsos de cada trabajo, en un solo sentido, y el reporte web exporta un CSV de trabajos, pagos y margen para el contador.
¿En qué sentido va la sincronización?
En un solo sentido, de Taskrol a QuickBooks. Taskrol crea y actualiza en QuickBooks clientes, facturas, pagos, recibos de venta para propinas y recargos por tarjeta, y recibos de reembolso. No trae tu contabilidad de vuelta a Taskrol más allá de las listas que necesita para la configuración, como tus artículos, cuentas y formas de pago.
¿Qué se envía exactamente a QuickBooks?
Por cada trabajo: el cliente (nombre, teléfono, correo electrónico y dirección), una factura con sus líneas, impuesto y descuento, cada pago aplicado a ella con su forma de pago y número de referencia, las propinas y los recargos por tarjeta como un recibo de venta aparte, y los reembolsos como recibos de reembolso. Las cotizaciones, las fotos, las notas y tu catálogo de piezas se quedan en Taskrol.
¿Cuándo se envía una factura?
Cuando el trabajo se completa, cuando la factura se envía al cliente o cuando llega el primer pago, lo que pase primero. Las ediciones posteriores actualizan la misma factura de QuickBooks. Cualquier trabajo también se puede enviar desde su menú con Enviar a QuickBooks.
¿Funciona con QuickBooks Desktop?
La integración está hecha para QuickBooks Online. Para QuickBooks Desktop, la exportación CSV del reporte web, con los trabajos con ingresos, neto recibido por tarjeta, margen, costo de piezas, impuestos y propinas, es la forma de pasarle los números al contador.
¿Qué planes incluyen la integración con QuickBooks?
Basic y Pro. Basic cuesta US$29 al mes con un usuario incluido y Pro cuesta US$129 al mes con tres usuarios; los usuarios adicionales cuestan US$29 al mes en cualquiera de los dos. Toda cuenta nueva empieza con 7 días de Pro, sin tarjeta, así la conexión se puede probar con trabajos reales desde el primer día.
¿Un técnico o un gerente puede conectar QuickBooks?
El dueño de la empresa conecta, desconecta y configura la asignación. Los gerentes pueden ver el estado de la conexión y el registro de sincronización. Los técnicos atienden el trabajo como siempre y ven si una factura está en QuickBooks.
Tengo varias empresas en Taskrol. ¿Comparten un mismo QuickBooks?
Cada empresa de Taskrol se conecta a su propia empresa de QuickBooks Online, así la contabilidad de dos empresas nunca se mezcla. Conecta cada una por separado.
¿Qué pasa con los trabajos anteriores cuando conecto?
Taskrol empieza a enviar desde la fecha en que conectas; puedes mover esa fecha en la configuración. Los trabajos anteriores no se envían solos, así nada de lo que tu contador ya capturó se duplica. Cualquier trabajo anterior se puede enviar a mano con Enviar a QuickBooks.
¿Qué pasa cuando desconecto?
Taskrol deja de enviar, revoca su acceso con Intuit y borra la clave que tenía para tu empresa. Los documentos que ya están en QuickBooks se quedan en QuickBooks. También puedes revocar el acceso de Taskrol desde QuickBooks, en Apps.
Incluido en Basic y Pro. Toda cuenta nueva recibe 7 días de Pro gratis, sin tarjeta.