Actualizado el
De la cotización a la factura pagada en un solo flujo de reparación de electrodomésticos
Por el equipo de Taskrol de Kereon Inc.
En pocas palabras
Cobra el diagnóstico, consigue la aprobación de la cotización y recibe el pago en un solo documento, no en una cotización más una factura aparte. En Taskrol la cotización es la factura: al enviarla se cobra el diagnóstico y se muestra el alcance de la reparación con un botón de aprobar. Si el cliente aprueba dos semanas después de cerrado el trabajo, el trabajo vuelve a activo y te llega una notificación. El pago con tarjeta cae en ese mismo documento.
La mayoría del software de facturación para reparación de electrodomésticos te obliga a llevar dos documentos separados por cada trabajo: una cotización y una factura. Escribes la cotización, el cliente la aprueba y luego la pasas a una factura. Y como la visita de servicio en sí también hay que cobrarla, muchas veces terminas con dos cobros separados dando vueltas por una sola visita. El doble de papeleo, y un cliente que no sabe bien cuánto debe.
Nunca entendimos por qué tiene que ser así, y en Taskrol no lo es. La cotización y la factura son lo mismo.
Un documento, no dos
Cuando envías una cotización en Taskrol, el cliente recibe de inmediato el cobro de la visita de servicio (el diagnóstico) para pagarlo. Ahí mismo, en el mismo documento, está el alcance del trabajo de la reparación: qué se necesita y cuánto cuesta. No recibe un papel hoy y otro distinto la próxima semana. Es una sola cosa que hace las dos tareas.
Eso ya acaba con el problema de capturar dos veces. No armas una cotización, la vuelves a armar como factura y cobras la visita de servicio por aparte. Es un solo registro desde la primera visita hasta el pago final.
El botón de aprobar, aunque sea dos semanas después
Esta es la parte que más nos gusta. El alcance de la reparación tiene un botón de aprobar del lado del cliente. Si está listo, lo toca y ya puedes seguir.
Pero digamos que se lo quiere pensar. El diagnóstico está hecho, el trabajo está cerrado y dos semanas después decide que sí quiere la reparación. Solo toca aprobar. El trabajo pasa solo de completado a activo otra vez, y te llega una notificación al teléfono de que se aprobó. No tuviste que llamar para dar seguimiento, volver a cotizar nada ni buscar una cotización vieja. El cliente reabrió el trabajo por ti, y te enteraste en el segundo en que pasó.
Reparaciones que habrían muerto en silencio como “el cliente nunca volvió a llamar” se convierten en trabajos, y no tuviste que perseguir a nadie.
Cobrar
Puedes cobrar con tarjeta ahí mismo, en el mismo documento, así que el cliente paga en el momento en que aprueba. Y si no quieres pagar tú la comisión por procesar la tarjeta, Taskrol te deja trasladársela al cliente en lugar de absorberla.
Un aviso honesto sobre eso: las redes de tarjetas limitan el recargo a tu costo real de procesamiento, algunos estados restringen o prohíben los recargos, y las reglas para avisarle al cliente varían. Así que revisa las reglas de tu estado antes de activarlo. En Taskrol es el ajuste Recargo por tarjeta en Configuración → Depósitos, del 0% al 4%.
Mira tu dinero sin abrir una laptop
La mayoría de las herramientas entierran el estado de tus pagos en un panel web. Para ver qué se ha pagado de verdad, qué sigue pendiente y si un cliente disputó un cobro, tienes que ir a sentarte frente a una computadora. Taskrol lo pone en la app, en tu teléfono. El dinero que entra, lo pendiente y cualquier disputa están ahí mismo, donde ya trabajas. Puedes estar parado en la entrada de una casa entre trabajos y saber exactamente cómo va tu efectivo, sin tener que entrar a una laptop después para averiguarlo.
Si también quieres que las cuentas cuadren al final del mes, esto va de la mano con conocer tus números reales.