Fonction Taskrol
Intégration QuickBooks en ligne : factures et paiements envoyés à votre comptabilité
Connectez votre entreprise à QuickBooks en ligne une seule fois. Ensuite, le client, la facture, le paiement et tout remboursement vont d’eux-mêmes dans votre comptabilité, avec les pourboires et les suppléments de carte gardés à part. La synchronisation va dans un seul sens, de Taskrol vers QuickBooks en ligne. La synchronisation QuickBooks en ligne et les manuels de service viennent avec les forfaits Basic et Pro.
Inclus dans Basic et Pro. Chaque nouveau compte reçoit 7 jours de Pro gratuits, sans carte.
En bref
Taskrol s’intègre à QuickBooks en ligne. Le propriétaire connecte l’entreprise à QuickBooks par l’écran de connexion d’Intuit, associe une seule fois les types de lignes de Taskrol aux articles QuickBooks, et à partir de là Taskrol envoie à QuickBooks le client, la facture, les paiements, les pourboires, les suppléments de carte et les remboursements de chaque intervention, à mesure que l’intervention est terminée et payée. La synchronisation va dans un seul sens, de Taskrol vers QuickBooks, et le teneur de livres travaille dans QuickBooks comme avant.
La comptabilité d’un atelier de réparation vit dans QuickBooks, et les factures, les paiements et les remboursements qui l’alimentent sont créés dans les interventions de Taskrol. Les retaper une deuxième fois dans QuickBooks, c’est là que partent les soirées et que les deux séries de chiffres finissent par diverger.
L’intégration QuickBooks en ligne comble cet écart. Chaque entreprise dans Taskrol se connecte à sa propre entreprise QuickBooks en ligne. Une fois que le propriétaire a associé les types de lignes de Taskrol aux articles QuickBooks, chaque intervention terminée, envoyée au client ou payée apparaît dans QuickBooks comme un client, une facture et ses paiements, et chaque modification ultérieure de l’intervention met à jour les mêmes documents QuickBooks.
Comment fonctionne l’intégration QuickBooks
- Se connecter à QuickBooks. Dans Paramètres → QuickBooks, le propriétaire appuie sur Connecter à QuickBooks, se connecte chez Intuit et choisit l’entreprise QuickBooks. Le mot de passe QuickBooks reste chez Intuit : Intuit remet à Taskrol une clé pour cette entreprise, et Taskrol la conserve chiffrée. Seul le propriétaire peut connecter une entreprise, et chaque entreprise dans Taskrol se connecte à sa propre entreprise QuickBooks.
- Associer vos articles une seule fois. Sur l’écran Correspondances, le propriétaire choisit l’article QuickBooks pour chacun des types de lignes de Taskrol : pièces, main-d’œuvre, frais de diagnostic, rabais, pourboires, suppléments de carte et remboursements. Choisissez un article existant ou laissez Taskrol en créer un. Le propriétaire choisit aussi le compte où les paiements sont déposés et, là où QuickBooks en demande, le code de taxe et les modes de paiement. Tant que les correspondances ne sont pas enregistrées, rien n’est envoyé.
- Traiter l’intervention comme d’habitude. Rien ne change dans l’intervention. Le technicien fait signer les frais de diagnostic, rédige la soumission, encaisse le paiement. Quand l’intervention est terminée, que la facture est envoyée au client ou que le premier paiement arrive, Taskrol envoie le client, la facture et les paiements à QuickBooks. Une intervention peut aussi être envoyée à la main depuis son menu, avec Envoyer à QuickBooks.
- Les modifications ultérieures suivent. Si la facture est modifiée après son envoi à QuickBooks, la même facture QuickBooks est mise à jour. Un pourboire enregistré plus tard, un remboursement par carte fait dans Taskrol ou un remboursement que vous enregistrez à la main va à QuickBooks comme document distinct. Une intervention annulée ou supprimée avant tout mouvement d’argent annule sa facture QuickBooks.
- Vérifier le journal de synchronisation. Chaque facture et chaque intervention indique si elle est dans QuickBooks. Un journal de synchronisation liste ce qui a été envoyé, et tout ce que QuickBooks n’a pas accepté est marqué avec la raison et un bouton Réessayer. Les documents sont envoyés à partir d’une date que vous choisissez; les interventions antérieures restent à l’écart, sauf si vous les envoyez vous-même.
- Se déconnecter quand vous voulez. Déconnectez-vous de QuickBooks dans le même écran de paramètres, ou révoquez l’accès de Taskrol depuis QuickBooks. Taskrol cesse d’envoyer et supprime sa clé. Tout ce qui est déjà dans QuickBooks reste dans QuickBooks.
Clients, factures, paiements, pourboires et remboursements
Chaque intervention devient une facture dans QuickBooks, sous son client. Les paiements encaissés dans Taskrol, par carte, en argent comptant, par chèque ou par tout autre mode que vous enregistrez, sont appliqués à cette facture. Les pourboires et les suppléments de carte sont exclus du total de la facture et envoyés comme reçu de vente distinct; les remboursements partent comme reçus de remboursement. Vos totaux dans QuickBooks correspondent à ce que le client a payé.
Un seul sens, de Taskrol vers QuickBooks
Taskrol écrit dans QuickBooks; il ne modifie pas votre comptabilité autrement. Ce que votre teneur de livres fait dans QuickBooks lui appartient : catégorisation, rapprochement, rapports et taxes.
Vos articles QuickBooks, vos comptes
Les pièces, la main-d’œuvre, les frais de diagnostic, les rabais, les pourboires, les suppléments de carte et les remboursements sont chacun associés à un article QuickBooks de votre choix, et les paiements arrivent dans le compte de dépôt de votre choix. Réglez-le une fois par entreprise; modifiez-le n’importe quand.
Les modifications et les remboursements gardent la comptabilité à jour
Une facture modifiée dans Taskrol met à jour la même facture dans QuickBooks au lieu d’en créer une deuxième. Un remboursement dans Taskrol, qu’il soit par carte ou enregistré à la main, va à QuickBooks comme reçu de remboursement.
Un journal de synchronisation avec Réessayer
L’état de chaque document est dans l’intervention et dans le journal. Quand QuickBooks refuse quelque chose, par exemple un nom de client qui existe déjà pour un fournisseur, le journal le dit en mots simples, et le propriétaire corrige une fois et appuie sur Réessayer.
Connecté comme Intuit l’exige
La connexion passe par l’écran de connexion d’Intuit (OAuth 2.0). Taskrol ne détient que la clé qu’Intuit émet pour cette entreprise, conservée chiffrée, et ne l’utilise que pour envoyer vos documents. La déconnexion la supprime.
Plus l’exportation CSV, comme avant
Le rapport Web exporte toujours un fichier CSV des interventions avec les revenus, le net reçu par carte, la marge, le coût des pièces, les taxes et les pourboires sur Basic et Pro, pour un teneur de livres qui préfère un fichier ou travaille en dehors de QuickBooks.
Inclus dans Basic et Pro
La synchronisation QuickBooks en ligne vient avec les forfaits Basic et Pro, pour chaque entreprise du compte. Basic coûte 29 $ US par mois avec un utilisateur; Pro coûte 129 $ US par mois avec trois. Chaque nouveau compte commence avec 7 jours de Pro, sans carte; la connexion peut donc être essayée sur de vraies interventions dès le premier jour.
Foire aux questions
Taskrol s’intègre-t-il à QuickBooks?
Oui. Taskrol s’intègre à QuickBooks en ligne. Une fois que le propriétaire a connecté l’entreprise et associé les types de lignes de Taskrol aux articles QuickBooks, Taskrol envoie à QuickBooks le client, la facture, les paiements, les pourboires, les suppléments de carte et les remboursements de chaque intervention, à mesure que l’intervention est terminée et payée.
Quel logiciel de comptabilité fonctionne avec Taskrol?
QuickBooks en ligne. Sur Basic et Pro, Taskrol envoie à QuickBooks en ligne, dans un seul sens, le client, la facture, les paiements, les pourboires, les suppléments de carte et les remboursements de chaque intervention, et le rapport Web exporte un fichier CSV des interventions, des paiements et de la marge pour le teneur de livres.
Dans quel sens va la synchronisation?
Dans un seul sens, de Taskrol vers QuickBooks. Taskrol crée et met à jour dans QuickBooks les clients, les factures, les paiements, les reçus de vente des pourboires et des suppléments de carte, et les reçus de remboursement. Il ne relit pas votre comptabilité dans Taskrol, au-delà des listes dont il a besoin pour la configuration, comme vos articles, vos comptes et vos modes de paiement.
Qu’est-ce qui va exactement à QuickBooks?
Pour chaque intervention : le client (nom, téléphone, courriel et adresse), une facture avec ses lignes, la taxe et le rabais, chaque paiement qui y est appliqué avec le mode de paiement et le numéro de référence, les pourboires et les suppléments de carte dans un reçu de vente distinct, et les remboursements comme reçus de remboursement. Les soumissions, les photos, les notes et votre catalogue de pièces restent dans Taskrol.
Quand une facture est-elle envoyée?
Quand l’intervention est terminée, quand la facture est envoyée au client ou quand le premier paiement arrive, selon ce qui se produit en premier. Les modifications ultérieures mettent à jour la même facture QuickBooks. N’importe quelle intervention peut aussi être envoyée depuis son menu avec Envoyer à QuickBooks.
Est-ce que ça fonctionne avec QuickBooks Desktop?
L’intégration est conçue pour QuickBooks en ligne. Pour QuickBooks Desktop, l’exportation CSV du rapport Web — les interventions avec les revenus, le net reçu par carte, la marge, le coût des pièces, les taxes et les pourboires — est la façon de transmettre les chiffres au teneur de livres.
Quels forfaits incluent l’intégration QuickBooks?
Basic et Pro. Basic coûte 29 $ US par mois avec un utilisateur inclus et Pro coûte 129 $ US par mois avec trois utilisateurs; les utilisateurs supplémentaires coûtent 29 $ US par mois sur l’un comme sur l’autre. Chaque nouveau compte commence avec 7 jours de Pro, sans carte; la connexion peut donc être essayée sur de vraies interventions dès le premier jour.
Un technicien ou un gestionnaire peut-il connecter QuickBooks?
Le propriétaire de l’entreprise connecte, déconnecte et règle les correspondances. Les gestionnaires peuvent voir l’état de la connexion et le journal de synchronisation. Les techniciens traitent l’intervention comme d’habitude et voient si une facture est dans QuickBooks.
J’ai plusieurs entreprises dans Taskrol. Partagent-elles un seul QuickBooks?
Chaque entreprise Taskrol se connecte à sa propre entreprise QuickBooks en ligne; la comptabilité de deux entreprises ne se mélange donc jamais. Connectez chacune séparément.
Qu’arrive-t-il aux anciennes interventions quand je me connecte?
Taskrol commence à envoyer à partir de la date de connexion; vous pouvez déplacer cette date dans les paramètres. Les interventions antérieures ne sont pas envoyées d’elles-mêmes; rien de ce que votre teneur de livres a déjà saisi n’est donc dédoublé. Toute intervention plus ancienne peut être envoyée à la main avec Envoyer à QuickBooks.
Que se passe-t-il quand je me déconnecte?
Taskrol cesse d’envoyer, révoque son accès auprès d’Intuit et supprime la clé qu’il détenait pour votre entreprise. Les documents déjà dans QuickBooks restent dans QuickBooks. Vous pouvez aussi révoquer l’accès de Taskrol depuis QuickBooks, sous Applications.
Inclus dans Basic et Pro. Chaque nouveau compte reçoit 7 jours de Pro gratuits, sans carte.