De la soumission à la facture payée, dans un seul flux de réparation d’électroménagers

La plupart des logiciels de facturation pour la réparation d’électroménagers vous obligent à tenir deux documents distincts pour chaque intervention : une soumission et une facture. Vous rédigez la soumission, le client l’approuve, puis vous la recopiez dans une facture. Et comme l’appel de service lui-même doit aussi être facturé, vous vous retrouvez souvent avec deux frais distincts qui traînent pour une seule visite. Deux fois plus de paperasse, et un client qui ne sait pas trop ce qu’il doit vraiment.

Nous n’avons jamais compris pourquoi ça fonctionne ainsi, alors dans Taskrol, ce n’est pas le cas. La soumission et la facture sont un seul et même document.

Un seul document, pas deux

Quand vous envoyez une soumission dans Taskrol, le client reçoit tout de suite la facture de l’appel de service — le diagnostic — à payer. Sur le même document se trouve l’étendue des travaux de réparation : ce qu’il faudra faire, ce que ça coûte. Il ne reçoit pas un papier aujourd’hui et un autre la semaine prochaine. C’est un seul document qui fait les deux.

Ça règle déjà le problème de la double saisie. Vous ne bâtissez pas une soumission pour la refaire en facture, puis facturer l’appel de service à part. C’est un seul dossier, de la première visite au paiement final.

Le bouton d’approbation — même deux semaines plus tard

Voici la partie que nous préférons. L’étendue de la réparation comporte un bouton d’approbation du côté du client. S’il est prêt, il appuie dessus et vous pouvez y aller.

Mais disons qu’il y réfléchit. Le diagnostic est fait, l’intervention est fermée, et deux semaines plus tard, il décide qu’il veut la réparation finalement. Il n’a qu’à appuyer sur Approuver. L’intervention repasse d’elle-même de terminée à active, et vous recevez sur votre téléphone une notification indiquant qu’elle a été approuvée. Vous n’avez pas eu à rappeler pour faire un suivi, à refaire un prix ou à déterrer une vieille soumission. Le client a rouvert le travail pour vous, et vous l’avez su à la seconde même.

Des réparations qui seraient mortes en silence sous l’étiquette « le client n’a jamais rappelé » deviennent des interventions, sans que vous ayez couru après qui que ce soit.

Se faire payer

Vous pouvez prendre un paiement par carte directement sur le même document, si bien que le client paie dès qu’il approuve. Et si vous ne voulez pas payer vous-même les frais de traitement des cartes, Taskrol vous permet de les refiler au client au lieu de les absorber.

Une mise en garde honnête là-dessus : les réseaux de cartes plafonnent le supplément à votre coût de traitement réel, certains États restreignent ou interdisent les suppléments, et les règles d’information du client varient. Vérifiez donc les règles qui s’appliquent chez vous avant de l’activer. Dans Taskrol, c’est le réglage Majoration carte sous Paramètres → Versements, de 0 à 4 %.

Voir votre argent sans ouvrir d’ordinateur

La plupart des outils enterrent l’état de vos paiements dans un tableau de bord Web. Pour voir ce qui a vraiment été payé, ce qui est encore en attente et si un client a contesté un paiement, vous devez aller vous asseoir devant un ordinateur. Taskrol met tout ça dans l’appli, sur votre téléphone. L’argent qui entre, ce qui est en attente et les litiges sont là, où vous travaillez déjà. Vous pouvez être debout dans l’entrée d’un client entre deux interventions et savoir exactement où en est votre encaisse — sans ouvrir un portable plus tard pour le découvrir.

Si vous voulez aussi que vos chiffres concordent à la fin du mois, tout ça se rattache directement à connaître vos vrais chiffres.