Cómo exportar tus clientes y trabajos de Workiz

Tus clientes y tu historial de trabajos le pertenecen a tu negocio, no al software donde los guardas. Ya sea que te cambies, quieras un respaldo o le pases cifras a un contador, sacarlos de Workiz se hace a través de sus reportes, y vale la pena hacerlo mientras la cuenta sigue activa y no la semana después de cancelarla.

Cactus Appliance, una empresa de reparación de electrodomésticos que trabaja con Taskrol todos los días, usaba Workiz antes. El consejo para quien se va es corto: exporta tus trabajos, no solo tus clientes. El reporte Jobs puede mostrar el nombre, el teléfono, el correo y la dirección del cliente en cada fila, así que un solo archivo de trabajos trae las dos cosas, y ese es el archivo para el que está hecho el importador de Workiz de Taskrol.

La exportación, paso a paso

Inicia sesión como Admin o Manager. En el menú lateral, selecciona Reports y abre el reporte Jobs. A diferencia de la página Jobs, muestra trabajos en todos los estados, incluidos los terminados y los cancelados, y lo puedes filtrar por estado, miembro del equipo, tipo de trabajo y más. Se abre en la semana actual, así que amplía el rango de fechas para cubrir todos los trabajos que quieras pasar.

Después, selecciona Fields y marca las columnas que quieres en el archivo. Para el cambio de sistema, activa Job ID, client name, job type, scheduled date, client phone number, client email address, job status, job street address y job address city. Luego exporta el reporte como archivo CSV; el centro de ayuda de Workiz dice que la mayoría de sus reportes ofrecen esa opción.

Antes de subir el archivo, ábrelo y cambia cada encabezado de la primera fila por el nombre que lee Taskrol: Job ID por Job #, client name por Client, job type por Type, scheduled date por Scheduled, client phone number por Phone, client email address por Email, job status por Status, job street address por Address y job address city por City. Taskrol empareja las columnas por estos nombres, no por su orden.

Algunas cuentas tienen los reportes nuevos de Workiz, que se están activando poco a poco. Ahí, el reporte All jobs muestra todos los trabajos sin ningún filtro, y es el reporte que Workiz indica para exportar datos de trabajos. Sus columnas predeterminadas no traen el teléfono, el correo ni la dirección del cliente, así que primero agrega esas columnas (Workiz te deja agregar o quitar columnas en estos reportes), luego selecciona Export As y elige CSV, y cambia los encabezados de la misma forma antes de subirlo: una columna Job Date, por ejemplo, tiene que llamarse Scheduled. Un reporte personalizado guardado se exporta desde Actions → Export as → CSV, y el archivo cae en tu carpeta de descargas.

Lo que el centro de ayuda no detalla es el nombre del botón de exportar en el reporte Jobs anterior, ni cómo se llaman los encabezados de las columnas en el CSV. No vamos a adivinar nombres de menús por ti. Si no encuentras la exportación en tu cuenta, pregúntale al soporte de Workiz dónde está, y pregúntalo antes de cancelar, no después.

Qué lee el importador de Taskrol

El importador espera un CSV con una fila de encabezados y un trabajo por fila. Reconoce estos encabezados de columna: Job #, Client, Type, Scheduled, Phone, Email, Status, Tech, Address y City. Si tu archivo le pone otro nombre a una columna, cambia ese encabezado en la primera fila antes de subirlo. La columna Scheduled lee fechas con la forma Mon Jan 15, 2024 9:00 AM; si tu archivo muestra las fechas de otra manera, cambia esa columna a esta forma antes de subirlo.

Qué se importa

Cada fila se convierte en un trabajo bajo su cliente. Los clientes se crean con el nombre del cliente, el teléfono, el correo, la calle y la ciudad. Un cliente que aparece en diez filas se crea una sola vez, emparejado por nombre y teléfono, y si ya hay en Taskrol un cliente con ese número de teléfono, los trabajos quedan bajo el registro existente.

Cada trabajo se arma con las columnas Job #, Scheduled, Status y Address. Conserva su número de Workiz en el título (Workiz #1234, por ejemplo), cae en su fecha programada y lleva la dirección del trabajo. Los estados se traducen de forma sencilla: Done llega como completado, Canceled como cancelado, y cualquier otro estado como trabajo nuevo.

Antes de cerrar la cuenta de Workiz

Exporta los reportes financieros que tu contador necesita para totales, facturas y pagos mientras la cuenta de Workiz siga abierta. Después de la importación, asigna los trabajos abiertos a los técnicos de tu equipo en Taskrol.

Un archivo de trabajos trae a los clientes que agendaron un trabajo. Si tienes clientes que nunca lo hicieron, exporta también tu lista de clientes. En los reportes nuevos de Workiz, el reporte All clients es el que Workiz indica para exportar datos de clientes; manda ese archivo a soporte y lo pasamos por ti. Mantén la cuenta de Workiz disponible para consulta un tiempo después del cambio, para que la factura del año pasado siga ahí si un cliente la pide.

Revisa el archivo antes de confiar en él

Abre el CSV antes de subirlo. Compara el número de filas con el número de trabajos que mostró el reporte para el mismo rango. Los trabajos eliminados no aparecen en el reporte Jobs de Workiz y no se pueden recuperar, así que un hueco ahí no es un problema de la exportación. Luego busca tres trabajos que conozcas (uno terminado, uno cancelado y uno de un cliente que te llamó más de una vez) y asegúrate de que cada fila traiga un número de teléfono.

La columna de teléfono es la que más importa. Es la que hace que un cliente que regresa siga siendo un solo registro y no dos. Las filas sin teléfono se emparejan solo por nombre, así que llena el número donde lo tengas.

Cómo cargarlo en Taskrol

En la app web de Taskrol, abre Configuración → Importar base de datos → Workiz. Ahí está el botón para subir el archivo. Sube el CSV y Taskrol te dice cuántos clientes y trabajos creó. Sube cada archivo una sola vez: cada carga crea los trabajos del archivo, y los clientes con número de teléfono se emparejan con los registros que ya están en Taskrol. El plan Solo es gratis, así que puedes cargar tu propio historial y revisarlo antes de decidir nada.

Housecall Pro y Markate se importan igual, en Configuración → Importar base de datos. Desde cualquier otro sistema, o para cualquier otra cosa que puedas exportar de Workiz, la migración se hace a través de soporte: manda el archivo a support@taskrol.com y nuestro equipo de soporte lo pasa por ti. Pasamos lo que exporta tu sistema anterior. Sea cual sea el camino, no canceles Workiz el día de la importación. Termina los trabajos que ya están abiertos en el sistema donde empezaron, agenda los nuevos en Taskrol y cierra la cuenta anterior después de una semana tranquila.

Preguntas sobre dejar Workiz

¿Workiz tiene un botón que exporte todo?

No uno que describa su centro de ayuda. Las exportaciones se hacen a través de reportes: el reporte Jobs para el historial de trabajos y, en las cuentas con los reportes nuevos, el reporte All clients para la lista de clientes. Si crees que tu plan incluye más, pregúntale al soporte de Workiz antes de cancelar.

¿Exporto clientes o trabajos para Taskrol?

Trabajos. Cada fila trae el nombre, el teléfono, el correo y la dirección del cliente, así que una sola carga crea las dos cosas. Exporta también la lista de clientes solo si tienes clientes que nunca agendaron un trabajo, y manda ese archivo a soporte.

¿Qué trae a Taskrol la importación de Workiz?

Clientes y trabajos. Cada trabajo llega con su número de Workiz, su fecha programada, su estado y su dirección, bajo un cliente creado con el nombre, el teléfono, el correo, la calle y la ciudad. Exporta los reportes financieros que necesita tu contador antes de cerrar la cuenta, y mantén Workiz disponible para consulta un tiempo por si un cliente pide una factura vieja.

¿Quién en mi empresa puede hacer la exportación en Workiz?

En los reportes nuevos de Workiz, los reportes integrados solo se abren para Admins y Managers. Los reportes anteriores se otorgan rol por rol, en el ícono de tu perfil → Settings → Roles & Permissions, en la pestaña Reports. Si no puedes abrir el reporte Jobs, pídele al dueño de la cuenta que te dé acceso.

¿Qué pasa con los trabajos que siguen abiertos en Workiz?

Cualquier estado que no sea Done o Canceled llega a Taskrol como trabajo nuevo en su fecha programada, listo para asignarse. El cambio más limpio es terminar los trabajos abiertos en Workiz y agendar los nuevos en Taskrol; los trabajos abiertos que sí pases, asígnalos cuando tu equipo esté configurado.

¿Puedo probar la importación antes de pagar algo?

Sí. La importación funciona en el plan Solo gratis, así que puedes subir tu archivo de Workiz, ver qué llegó y decidir a partir de ahí.