Comment exporter vos clients et vos interventions de Workiz

Vos clients et votre historique d’interventions appartiennent à votre entreprise, pas au logiciel où vous les gardez. Que vous changiez de logiciel, que vous gardiez une copie de sauvegarde ou que vous remettiez des chiffres à un teneur de livres, les sortir de Workiz passe par ses rapports, et ça vaut la peine de le faire pendant que le compte est encore actif plutôt que la semaine après l’avoir résilié.

Cactus Appliance, une entreprise de réparation d’électroménagers qui travaille avec Taskrol tous les jours, utilisait Workiz auparavant. Le conseil pour quiconque le quitte est court : exportez vos interventions, pas seulement vos clients. Le rapport Jobs peut afficher le nom, le numéro de téléphone, le courriel et l’adresse du client sur chaque ligne, si bien qu’un seul fichier d’interventions contient les deux, et c’est autour de ce fichier que l’outil d’importation Workiz de Taskrol est conçu.

L’exportation, étape par étape

Connectez-vous en tant qu’Admin ou Manager. Dans le menu latéral, sélectionnez Reports et ouvrez le rapport Jobs. Contrairement à la page Jobs, il affiche les interventions de tous les statuts, y compris terminées (done) et annulées (canceled), et vous pouvez le filtrer par statut, membre de l’équipe, type d’intervention et plus. Il s’ouvre sur la semaine en cours, alors élargissez la période pour couvrir toutes les interventions que vous voulez transférer.

Ensuite, sélectionnez Fields et cochez les colonnes que vous voulez dans le fichier. Pour une migration, activez Job ID, client name, job type, scheduled date, client phone number, client email address, job status, job street address et job address city. Puis exportez le rapport en fichier CSV; le centre d’aide de Workiz indique que la plupart de ses rapports le permettent.

Avant de téléverser le fichier, ouvrez-le et renommez chaque en-tête de la première ligne avec le nom que Taskrol lit : Job ID devient Job #, client name devient Client, job type devient Type, scheduled date devient Scheduled, client phone number devient Phone, client email address devient Email, job status devient Status, job street address devient Address et job address city devient City. Taskrol associe les colonnes par ces noms, pas par leur ordre.

Certains comptes ont la nouvelle version des rapports de Workiz, que l’entreprise déploie graduellement. Là, le rapport All jobs liste toutes les interventions sans filtre, et c’est le rapport que Workiz recommande pour exporter les données d’interventions. Ses colonnes par défaut ne contiennent ni le téléphone, ni le courriel, ni l’adresse du client, alors ajoutez d’abord ces colonnes (Workiz permet d’ajouter ou de retirer des colonnes dans ces rapports), puis sélectionnez Export As et choisissez CSV, et renommez les en-têtes de la même façon avant de téléverser : une colonne Job Date, par exemple, doit devenir Scheduled. Un rapport personnalisé enregistré s’exporte par Actions → Export as → CSV, et le fichier arrive dans votre dossier de téléchargements.

Ce que le centre d’aide ne précise pas, c’est le nom du bouton d’exportation de l’ancien rapport Jobs, ni le nom des en-têtes de colonnes dans le CSV. Nous n’allons pas deviner des noms de menus à votre place. Si vous ne trouvez pas l’exportation dans votre compte, demandez au soutien de Workiz où elle se trouve, et demandez-le avant de résilier, pas après.

Ce que lit l’outil d’importation de Taskrol

L’outil d’importation attend un CSV avec une ligne d’en-tête et une intervention par ligne. Il reconnaît ces en-têtes de colonnes : Job #, Client, Type, Scheduled, Phone, Email, Status, Tech, Address et City. Si votre fichier nomme une colonne autrement, renommez cet en-tête dans la première ligne avant de téléverser. La colonne Scheduled lit les dates sous la forme Mon Jan 15, 2024 9:00 AM; si votre fichier affiche les dates autrement, mettez cette colonne dans ce format avant de téléverser.

Ce qui est transféré

Chaque ligne devient une intervention rattachée à son client. Les clients sont créés à partir du nom du client, du téléphone, du courriel, de l’adresse et de la ville. Un client qui apparaît sur dix lignes est créé une seule fois, reconnu par son nom et son téléphone, et si un client avec ce numéro de téléphone existe déjà dans Taskrol, les interventions vont dans la fiche existante.

Chaque intervention est construite à partir des colonnes Job #, Scheduled, Status et Address. Elle garde son numéro Workiz dans le titre (Workiz #1234, par exemple), arrive à sa date prévue et porte l’adresse de l’intervention. Les statuts se convertissent simplement : Done arrive comme Terminée, Canceled comme Annulée, et tout autre statut comme une nouvelle intervention.

Avant de fermer le compte Workiz

Exportez les rapports financiers dont votre teneur de livres a besoin pour les totaux, les factures et les paiements pendant que le compte Workiz est encore ouvert. Après l’importation, assignez les interventions ouvertes aux techniciens de votre équipe Taskrol.

Un fichier d’interventions contient les clients qui ont réservé une intervention. Si vous avez des clients qui ne l’ont jamais fait, exportez aussi votre liste de clients. Dans la nouvelle version des rapports de Workiz, le rapport All clients est celui que Workiz recommande pour exporter les données des clients; envoyez ce fichier au soutien et nous le transférons pour vous. Gardez le compte Workiz consultable un certain temps après le changement, pour que la facture de l’an dernier soit encore là si un client la demande.

Vérifiez le fichier avant de vous y fier

Ouvrez le CSV avant de le téléverser. Comparez le nombre de lignes au nombre d’interventions que le rapport affichait pour la même période. Les interventions supprimées ne figurent pas dans le rapport Jobs de Workiz et ne peuvent pas être restaurées, donc un écart à ce niveau n’est pas un problème d’exportation. Ensuite, trouvez trois interventions que vous connaissez (une terminée, une annulée, une pour un client qui vous a appelé plus d’une fois) et assurez-vous que chaque ligne porte un numéro de téléphone.

La colonne du téléphone est la plus importante. C’est grâce à elle qu’un client qui revient reste une seule fiche au lieu de deux. Les lignes sans téléphone sont associées par le nom seulement, alors inscrivez le numéro partout où vous l’avez.

Le charger dans Taskrol

Dans l’appli Web Taskrol, ouvrez Paramètres → Importation de données → Workiz. Le bouton de téléversement est sur cet écran. Téléversez le CSV et Taskrol vous indique combien de clients et d’interventions ont été créés. Téléversez chaque fichier une seule fois : chaque téléversement crée les interventions du fichier, et les clients qui ont un numéro de téléphone sont associés aux fiches déjà présentes dans Taskrol. Le forfait Solo est gratuit, donc vous pouvez charger votre propre historique et le regarder avant de décider quoi que ce soit.

Housecall Pro et Markate s’importent de la même façon, sous Paramètres → Importation de données. Depuis tout autre système, ou pour toute autre chose que vous pouvez exporter de Workiz, la migration passe par le soutien : envoyez le fichier à support@taskrol.com et notre équipe de soutien le transfère pour vous. Nous transférons ce que votre ancien système exporte. Peu importe la voie choisie, ne résiliez pas Workiz le jour de l’importation. Terminez les interventions déjà ouvertes là où elles ont commencé, réservez les nouvelles dans Taskrol et fermez l’ancien compte après une semaine tranquille.

Questions sur le départ de Workiz

Workiz a-t-il un bouton qui exporte tout?

Aucun que son centre d’aide décrive. Les exportations passent par les rapports : le rapport Jobs pour l’historique des interventions et, dans les comptes qui ont la nouvelle version des rapports, le rapport All clients pour la liste de clients. Si vous pensez que votre forfait en comprend davantage, demandez au soutien de Workiz avant de résilier.

Dois-je exporter les clients ou les interventions pour Taskrol?

Les interventions. Chaque ligne porte le nom, le téléphone, le courriel et l’adresse du client, donc un seul téléversement crée les deux. Exportez aussi la liste de clients seulement si vous avez des clients qui n’ont jamais réservé d’intervention, et envoyez ce fichier au soutien.

Qu’est-ce que l’importation Workiz apporte dans Taskrol?

Des clients et des interventions. Chaque intervention arrive avec son numéro Workiz, sa date prévue, son statut et son adresse, rattachée à un client créé à partir du nom, du téléphone, du courriel, de l’adresse et de la ville. Exportez les rapports financiers dont votre teneur de livres a besoin avant de fermer le compte, et gardez Workiz consultable un certain temps au cas où un client demanderait une vieille facture.

Qui, dans mon entreprise, peut faire l’exportation dans Workiz?

Dans la nouvelle version des rapports de Workiz, les rapports intégrés ne s’ouvrent qu’aux Admins et aux Managers. Les anciens rapports sont accordés rôle par rôle, sous l’icône de votre profil → Settings → Roles & Permissions, dans l’onglet Reports. Si vous ne pouvez pas ouvrir le rapport Jobs, demandez au propriétaire du compte de vous donner l’accès.

Qu’arrive-t-il aux interventions encore ouvertes dans Workiz?

Tout statut autre que Done ou Canceled arrive dans Taskrol comme une nouvelle intervention à sa date prévue, prête à être assignée. La transition la plus propre consiste à terminer les interventions ouvertes dans Workiz et à réserver les nouvelles dans Taskrol; les interventions ouvertes que vous transférez quand même, assignez-les une fois votre équipe configurée.

Puis-je essayer l’importation avant de payer quoi que ce soit?

Oui. L’importation fonctionne sur le forfait Solo gratuit, donc vous pouvez téléverser votre fichier Workiz, regarder ce qui est arrivé et décider à partir de là.