Cómo exportar tu lista de clientes de Housecall Pro

Tu lista de clientes es la parte del negocio que no le pertenece al software. Ya sea que te cambies a otra cosa, quieras guardar un respaldo o pasarle cifras a un contador, sacar esa lista de Housecall Pro toma unos dos minutos, y vale la pena hacerlo mientras la cuenta sigue activa y no la semana después de cancelarla.

La exportación, paso a paso

Inicia sesión con una cuenta de administrador que tenga permiso para exportar datos. Abre Customers en la navegación superior y asegúrate de que la lista que ves sea la completa que quieres, no una vista filtrada. Haz clic en Actions a la derecha, elige Export, confirma tu correo electrónico y haz clic en Send file. Housecall Pro no te entrega el archivo en el navegador: te manda por correo un enlace de descarga, normalmente en unos minutos. La descarga es un CSV con un nombre parecido a YourCompany_customer_export.csv.

Si lo que te llega es un archivo de Excel y no un CSV, ábrelo en Excel o en Google Sheets y guárdalo como CSV (valores separados por comas) antes de intentar cargarlo en cualquier lado. El importador de Taskrol lee CSV, y una hoja de cálculo guardada como CSV conserva todo lo que necesitas aquí.

Qué trae realmente el archivo

Una fila por cliente, con nombre y apellido, nombre para mostrar, celular, teléfonos de casa y de trabajo, correo electrónico más cualquier correo adicional, tus notas, tus etiquetas, el valor de por vida y la fecha en que se creó el cliente. Las direcciones de servicio vienen en grupos numerados, de Address_1 a Address_6, cada uno con calle, ciudad, estado, código postal, sus propias notas y una marca para la dirección de facturación. Seis direcciones es el tope; un administrador de propiedades con once edificios va a llegar recortado, y conviene saberlo antes de dar por hecho que el archivo está completo.

Qué no viene incluido

Los trabajos, las facturas, las cotizaciones y los pagos no vienen en la exportación de clientes. Tampoco las fotos y los archivos adjuntos de esos trabajos, tu lista de precios ni los mensajes automáticos que configuraste. Un CSV es una tabla de texto: todo lo que era un PDF, una imagen o un flujo de trabajo se queda donde está. Esa es la razón honesta para mantener la cuenta anterior disponible para consulta un tiempo después de irte: no para seguir pagando para siempre, sino para poder sacar la factura del año pasado si alguien la pide.

Revisa el archivo antes de confiar en él

Ábrelo y compara el número de filas con el número de clientes que te muestra Housecall Pro. Busca tres clientes que conozcas (uno con varias direcciones, uno con solo un celular y uno al que le cambiaste el nombre en algún momento) y confirma que se lean bien. Revisa las columnas de teléfono: los talleres que durante años escribieron los números en el campo de notas descubren que esos números están en las notas, no en una columna de teléfono. Pásalos a la columna de teléfono en la hoja de cálculo antes de cargar el archivo en cualquier lado.

Cómo cargarlo en Taskrol

Taskrol importa directamente la exportación de clientes de Housecall Pro, porque es el archivo con el que llega todo el mundo. En la app web de Taskrol, abre Configuración → Importar base de datos → Housecall Pro, sigue los pasos de exportación de esa pantalla y sube el archivo. Los clientes se crean con lo que trae el archivo: nombres, teléfonos, correos, notas, etiquetas, valor de por vida y hasta seis direcciones. Sin mapear columnas, sin abrir un ticket. El plan Solo es gratis, así que puedes cargar tu propia lista y revisarla antes de decidir nada.

Workiz y Markate se importan igual, en Configuración → Importar base de datos; desde Workiz, exporta tus trabajos en lugar de tus clientes, porque ese archivo trae las dos cosas. Desde cualquier otro sistema, o para cualquier otra cosa que puedas exportar de Housecall Pro, la migración está disponible a través de soporte: manda tu exportación a support@taskrol.com y nuestro equipo de soporte la pasa por ti. Pasamos lo que exporta tu sistema anterior. En cualquier caso, no canceles la suscripción anterior el mismo día que importas. Trabaja una semana en paralelo, termina los trabajos que ya están abiertos en el sistema donde empezaron y apaga la cuenta anterior cuando haya pasado una semana tranquila.