Comment exporter votre liste de clients de Housecall Pro

Votre liste de clients est la partie de l’entreprise qui n’appartient pas au logiciel. Que vous passiez à autre chose, que vous gardiez une copie de sauvegarde ou que vous remettiez des chiffres à un teneur de livres, sortir cette liste de Housecall Pro prend environ deux minutes — et ça vaut la peine de le faire pendant que le compte est encore actif plutôt que la semaine après l’avoir résilié.

L’exportation, étape par étape

Connectez-vous avec un compte administrateur autorisé à exporter des données. Ouvrez Customers dans la navigation du haut et assurez-vous que la liste affichée est bien la liste complète que vous voulez, pas une vue filtrée. Cliquez sur Actions à droite, choisissez Export, confirmez votre adresse courriel et cliquez sur Send file. Housecall Pro ne vous donne pas le fichier dans le navigateur — il envoie par courriel un lien de téléchargement, habituellement en quelques minutes. Le fichier téléchargé est un CSV nommé à peu près VotreEntreprise_customer_export.csv.

Si vous recevez un fichier Excel plutôt qu’un CSV, ouvrez-le dans Excel ou Google Sheets et enregistrez-le en CSV (valeurs séparées par des virgules) avant d’essayer de le charger ailleurs. L’outil d’importation de Taskrol lit le CSV, et une feuille de calcul enregistrée en CSV garde tout ce dont vous avez besoin ici.

Ce que contient vraiment le fichier

Une ligne par client, avec le prénom et le nom, le nom affiché, les numéros de cellulaire, de maison et de travail, le courriel et les courriels supplémentaires, vos notes, vos étiquettes, la valeur à vie et la date de création du client. Les adresses de service arrivent en groupes numérotés — Address_1 à Address_6 — chacun avec la rue, la ville, la province ou l’État, le code postal, ses propres notes et un indicateur d’adresse de facturation. Six adresses, c’est le plafond; la fiche d’un gestionnaire immobilier qui a onze immeubles arrivera tronquée, ce qu’il vaut mieux savoir avant de supposer que le fichier est complet.

Ce qui n’est pas inclus

Les interventions, les factures, les soumissions et les paiements ne sont pas dans l’exportation des clients. Pas plus que les photos et les pièces jointes de ces interventions, votre liste de prix ou les messages automatiques que vous avez configurés. Un CSV est un tableau de texte : tout ce qui était un PDF, une image ou un flux de travail reste où il est. C’est la vraie raison de garder l’ancien compte consultable un certain temps après votre départ — pas pour payer indéfiniment, mais pour pouvoir retrouver la facture de l’an dernier si quelqu’un la demande.

Vérifiez le fichier avant de vous y fier

Ouvrez-le et comparez le nombre de lignes au nombre de clients affiché par Housecall Pro. Cherchez trois clients que vous connaissez — un avec plusieurs adresses, un avec seulement un numéro de cellulaire, un que vous avez renommé à un moment donné — et vérifiez qu’ils s’affichent correctement. Regardez les colonnes de téléphone : les ateliers qui ont tapé des numéros dans le champ des notes pendant des années découvrent que ces numéros sont dans les notes, pas dans une colonne de téléphone. Déplacez-les dans la colonne de téléphone de la feuille de calcul avant de charger le fichier où que ce soit.

Le charger dans Taskrol

Taskrol importe directement l’exportation des clients de Housecall Pro, parce que c’est le fichier avec lequel tout le monde arrive. Dans l’appli Web Taskrol, ouvrez Paramètres → Importation de données → Housecall Pro, suivez les étapes d’exportation indiquées à l’écran et téléversez le fichier. Les clients sont créés à partir de ce que contient le fichier : noms, téléphones, courriels, notes, étiquettes, valeur à vie et jusqu’à six adresses. Pas de correspondance de colonnes, pas de demande au soutien. Le forfait Solo est gratuit, donc vous pouvez charger votre propre liste et la regarder avant de décider quoi que ce soit.

Workiz et Markate s’importent de la même façon, sous Paramètres → Importation de données; dans Workiz, exportez vos interventions plutôt que vos clients, parce que ce fichier contient les deux. Depuis tout autre système, ou pour toute autre chose que vous pouvez exporter de Housecall Pro, la migration est offerte par le soutien : envoyez votre exportation à support@taskrol.com et notre équipe de soutien la transfère pour vous. Nous transférons ce que votre ancien système exporte. Dans tous les cas, ne résiliez pas l’ancien abonnement le jour même de l’importation. Faites rouler les deux en parallèle pendant une semaine, terminez les interventions déjà ouvertes là où elles ont commencé, et fermez l’ancien compte après une semaine tranquille.