Fonction Taskrol
Logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour la réparation d’électroménagers qui transforme une visite sur votre site en intervention planifiée
En bref
Taskrol est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour la réparation d’électroménagers qui inscrit vos clients dans les plages horaires encore libres chez vos techniciens. Le client entre son code postal, Taskrol le compare à votre secteur desservi, et la page affiche vos frais de diagnostic et les plages libres des deux prochaines semaines. À l’envoi, la visite arrive au calendrier comme une intervention avec un technicien assigné, et vous recevez une notification.
La prise de rendez-vous en ligne n’aide une entreprise de réparation que si l’heure choisie par le client est une heure qu’un technicien peut respecter. Un formulaire qui demande une heure souhaitée renvoie la planification à la personne qui le lit.
Taskrol réserve selon les vrais horaires de vos techniciens. La page de réservation est ouverte jour et nuit : un client peut prendre une plage du lundi le dimanche soir sans appeler personne, et la plage qu’il prend est libre chez un technicien qui couvre son code postal.
Prenez une entreprise qui donne des plages horaires de 3 heures et facture 79 $ US pour le diagnostic : la configuration se résume à des plages de 180 minutes et aux frais de 79 $ US affichés sur la page avant que quiconque choisisse une heure.
Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour la réparation d’électroménagers, des paramètres à la visite réservée
Réglez la durée des plages, les intervalles et les limites quotidiennes, rédigez vos messages hors secteur et de confirmation, bloquez les jours où vous êtes fermé, puis regardez un client réserver une visite à partir de votre page publique.
Comment configurer la prise de rendez-vous en ligne pour votre entreprise de réparation
- Indiquer les codes postaux que vous desservez. Dans Horaire et secteur, inscrivez les codes postaux que l’entreprise couvre, et donnez à un technicien ses propres codes postaux s’il ne travaille qu’une partie de la carte. Si la liste de l’entreprise reste vide, tous les codes postaux sont acceptés.
- Fixer les heures d’ouverture et l’horaire de chaque technicien. Les heures d’ouverture se règlent par jour de la semaine, et chaque technicien a son propre horaire. La page n’offre que des heures de début comprises dans les deux, et un congé du technicien ferme aussi ses heures.
- Choisir la plage horaire et l’espacement. Dans Prise de rendez-vous en ligne, la durée des plages correspond à la plage que voit le client : 180 minutes s’affiche comme 9 h – 12 h. Réglez ensuite l’intervalle entre les heures de début réservées d’un technicien, le nombre de réservations max. par plage et la source de prospects inscrite sur les interventions réservées.
- Rédiger deux messages et bloquer les jours de fermeture. L’un s’affiche quand le code postal est hors de votre secteur; l’autre, une fois la réservation faite. Les jours fériés et les congés s’inscrivent comme dates bloquées, et aucune plage de technicien n’est offerte ces jours-là.
- Activer la page et partager le lien. Activez la prise de rendez-vous en ligne, copiez le lien et partagez-le : avec un bouton Réserver en ligne sur votre site Web, dans votre profil d’entreprise Google ou dans un texto envoyé à un client.
- Traiter chaque réservation comme une intervention. Vous recevez une notification et un courriel pour chaque nouvelle réservation, et l’intervention est déjà au calendrier du technicien. Une demande arrivée sans plage libre n’a pas encore de technicien : c’est le client à rappeler.
Formulaire de contact ou page de réservation : où se fait la planification
La plupart des sites de réparation reçoivent déjà des demandes par un formulaire de contact ou un widget de messagerie. Ce qui change, c’est qui fait la planification, et à quel moment.
| Flux de travail | Un formulaire de contact ou une boîte de réception de prospects | La réservation dans de vraies plages |
|---|---|---|
| L’heure que choisit le client | Un jour souhaité ou « le matin » tapé dans un champ, pas encore comparé au calendrier de qui que ce soit. | Une plage libre à l’horaire d’un technicien, choisie dans les deux prochaines semaines. |
| Un code postal que vous ne desservez pas | La demande arrive quand même, et vous l’apprenez en rappelant. | Le code postal est vérifié d’abord, et le client lit votre message hors secteur. |
| Deux personnes, une seule place | Les deux demandent le même matin, et l’une d’elles reçoit un appel pour changer d’heure. | Une plage pleine disparaît de la page. Si deux personnes envoient une demande pour la dernière place, la deuxième est invitée à choisir une autre heure. |
| Ce qui arrive dans votre système | Un courriel ou une entrée dans une boîte de réception que quelqu’un retape en intervention. | Une intervention avec le client, l’adresse, le code d’accès, l’appareil, le modèle, le problème, les frais, la plage et le technicien. |
| Un client qui a déjà réservé | Une nouvelle entrée, reliée à l’ancienne fiche à la main si quelqu’un le remarque. | Retrouvé par son numéro de téléphone : l’intervention va sur la fiche existante. |
| Ce qui reste au bureau | Lire, rappeler, s’entendre sur une heure, saisir l’intervention. | Ouvrir l’intervention et lire les notes. L’heure est déjà au calendrier. |
Des plages horaires tirées des horaires des techniciens
Les plages viennent des heures d’ouverture, de l’horaire et des congés de chaque technicien, et des interventions qui lui sont déjà assignées, y compris celles que le bureau a saisies à la main. Les heures de début tombent à l’heure pile. Un matin déjà plein ne s’affiche jamais comme ouvert.
Une vérification du code postal avant toute heure
La première question, c’est le code postal. Dans votre secteur, le client passe au calendrier; en dehors, il lit le message que vous avez rédigé pour ce cas.
Un technicien choisi pour chaque plage
Pour chaque plage ouverte, Taskrol choisit un technicien qui couvre le code postal et qui est libre à cette heure. Celui qui a ce code postal dans sa propre liste passe devant celui qui couvre tout le secteur, et à égalité, c’est celui qui a le moins d’interventions ce jour-là qui l’obtient.
Des limites par plage et un espacement entre les visites
Le nombre de réservations max. par plage va de 1 à 20, et l’intervalle entre les heures de début d’un technicien, de 0 à 120 minutes. Les réservations pour une même place sont vérifiées une à la fois : deux clients ne peuvent pas prendre tous les deux la dernière place.
Une intervention au calendrier, pas un prospect dans une boîte de réception
À l’envoi, Taskrol crée l’intervention : le client, l’adresse de service avec l’unité et le code d’accès, le type d’appareil comme titre, le numéro de modèle, le problème dans les notes, les frais de diagnostic, la source de prospects, la plage et le technicien. L’appareil est aussi enregistré sur la fiche du client.
Vos frais de diagnostic, affichés avant la réservation
Les frais de diagnostic s’affichent au-dessus du calendrier et changent si le client choisit un type d’appareil pour lequel vous facturez un autre montant. Le montant est enregistré sur l’intervention.
Les clients qui reviennent arrivent sur leur propre fiche
Avant de créer un nouveau client, Taskrol cherche le client par numéro de téléphone et adresse, puis par numéro de téléphone seul. La réservation d’un client qui revient va sur la fiche qui contient déjà ses appareils et toutes ses interventions passées.
L’Agent IA réserve les mêmes plages par téléphone
L’Agent IA, une option payante, répond aux appels et réserve avec le même moteur : il vérifie le code postal, lit les mêmes plages libres et crée le même genre d’intervention. Une réservation par téléphone et une réservation sur le Web ne peuvent pas prendre la même place.
Foire aux questions
Les clients peuvent-ils réserver une réparation d’électroménager en ligne?
Oui. Ils ouvrent votre lien de réservation, entrent un code postal, choisissent l’appareil et une plage horaire libre, et décrivent le problème. Ils peuvent réserver à toute heure, mais seulement dans des plages horaires qui commencent pendant les heures de travail de vos techniciens.
Comment ajouter un bouton de réservation à mon site Web?
Dans Taskrol sur le Web, ouvrez Prise de rendez-vous en ligne, activez-la et cliquez sur Copier le lien. Ajoutez ensuite sur votre site un bouton Réserver en ligne qui pointe vers ce lien. Il n’y a aucun code à installer.
Taskrol vérifie-t-il mon secteur desservi?
Oui, avant d’afficher la moindre heure. Le code postal est comparé aux codes postaux que votre entreprise dessert, puis aux codes postaux propres à chaque technicien. Un technicien sans code postal dans sa liste couvre tout le secteur de l’entreprise.
Puis-je limiter le nombre d’interventions par plage horaire?
Oui. Le réglage Réservations max. par plage fixe le nombre d’interventions qu’un technicien peut prendre dans une même plage; quand tous les techniciens qui couvrent ce code postal l’ont atteint, la plage disparaît de la page.
Que se passe-t-il quand un client réserve?
Vous recevez une notification, Nouvelle demande du site Web, avec le nom et le téléphone du client, et un courriel part à l’adresse de l’entreprise, ou à la vôtre si elle n’en a pas. Le client voit votre message de confirmation. Avec Voix et textos et le modèle de rappel activé, il reçoit aussi un texto de votre numéro de téléphone d’entreprise.
Quel technicien reçoit une réservation faite sur le Web?
Un technicien libre qui couvre ce code postal : celui qui a ce code postal dans sa propre liste passe devant celui qui couvre tout le secteur, et à égalité, c’est celui qui a le moins d’interventions ce jour-là qui l’obtient. Le client choisit une plage et Taskrol assigne le technicien; si l’intervention demande quelqu’un en particulier, réassignez-la une fois qu’elle est arrivée.
Et si rien n’est libre, ou si le client est hors de mon secteur?
La demande arrive quand même. Le client choisit une plage souhaitée, 9 h à 12 h, 12 h à 15 h ou 15 h à 18 h, et Taskrol crée l’intervention à cette heure, sans technicien. Appelez, confirmez l’heure et assignez-la.
Puis-je bloquer les jours fériés et les congés?
Oui. Une date bloquée ferme toutes les plages des techniciens ce jour-là, pour toute l’équipe. Le congé d’un technicien ne ferme que ses heures, et le reste de l’équipe reste disponible pour les réservations.
Mon calendrier risque-t-il de se remplir de pourriels?
C’est conçu pour l’éviter. Un champ caché attrape les robots, le nombre d’envois est limité par connexion et par numéro de téléphone, et un captcha peut être exigé. Au-delà d’un certain volume quotidien pour votre page, les réservations arrivent quand même, marquées pour vérification avant la répartition.
La prise de rendez-vous en ligne est-elle gratuite?
Oui. La prise de rendez-vous en ligne vient avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit Solo, sans option payante à ajouter. Avec une équipe sur Basic ou Pro, elle choisit parmi vos techniciens. Les textos envoyés à partir d’un numéro de téléphone d’entreprise nécessitent Voix et textos; la réservation par téléphone nécessite l’Agent IA.