Fonction Taskrol
Logiciel de facturation pour la réparation d’électroménagers : la soumission et la facture sont un seul document
Les frais de diagnostic signés avant le travail, jusqu’à trois options de réparation sur un seul document, et le client paie par carte sur place ou à partir du lien.
En bref
Taskrol est un logiciel de facturation pour la réparation d’électroménagers dans lequel la soumission et la facture sont un seul document. Le client signe l’autorisation de diagnostic avant que le technicien ouvre l’appareil, le technicien prépare jusqu’à trois options de réparation avec les pièces et la main-d’œuvre de l’intervention, et l’option que le client signe devient la facture. Le paiement se fait par carte sur place, avec Tap to Pay sur iPhone ou à partir du lien de la facture.
Prenez une entreprise qui facture 79 $ US pour le diagnostic, dont la facture moyenne tourne autour de 360 $ US et qui a besoin d’une pièce presque chaque fois : presque toutes ses interventions passent par une soumission avant d’être facturées.
La méthode habituelle, c’est deux documents. Le technicien rédige une soumission, le client y réfléchit, et quelqu’un ressaisit plus tard les mêmes pièces et la même main-d’œuvre dans une facture, pendant que les frais de diagnostic flottent entre les deux. Le client ne sait plus trop ce qu’il doit aujourd’hui et ce qu’il devra s’il dit oui, et le bureau retape des lignes qu’il avait déjà.
Dans Taskrol, la soumission est la facture. Un seul document contient les frais de diagnostic que le client a déjà signés, jusqu’à trois options de réparation, et la signature qui fait d’une de ces options la facture. Plus bas : ce qu’une facture de réparation d’électroménagers doit montrer, comment le document se bâtit sur une intervention, comment le client paie et ce que reçoit le teneur de livres à la fin du mois.
Le logiciel de facturation pour la réparation d’électroménagers, expliqué en 55 secondes d’animation
Comment fonctionnent les soumissions dans Taskrol : le client doit l’appel de service quand le technicien part, le prix de la réparation attend l’approbation, et l’option qu’il signe devient la facture.
Comment une facture de réparation d’électroménagers se bâtit sur l’intervention dans Taskrol
- Le client signe l’autorisation de diagnostic. Avant que le technicien ouvre l’appareil, le client lit l’autorisation sur le téléphone du technicien — les frais, et le fait qu’ils sont dus que la réparation soit approuvée ou non — puis signe ou tape son nom. La signature est enregistrée sur l’intervention.
- Préparer la soumission à partir de l’intervention. Les pièces déjà inscrites sur l’intervention s’ajoutent au document sous forme de lignes, la main-d’œuvre a sa propre ligne, et le titre se remplit à partir du type, de la marque et du modèle de l’appareil. Donnez au client jusqu’à trois options sur une seule soumission, avec un seul numéro. Sur Basic et Pro, le bouton Générer (IA) rédige les lignes à partir de l’appareil et des pièces de l’intervention.
- Encaisser tout de suite les frais d’appel de service. Tant que le document est une soumission, ce que le client doit, ce sont les frais de diagnostic; le total de la réparation attend sous Total de la soumission. Encaissez les frais par carte, avec Tap to Pay sur iPhone, en argent comptant, par chèque, Zelle, Venmo ou Cash App, et inscrivez-les sur l’intervention.
- Le client approuve, aujourd’hui ou plus tard. Le client approuve et signe une option sur le téléphone, ou plus tard à partir du lien. L’option signée devient la facture, les autres options restent marquées Non choisie, vous recevez la notification Soumission approuvée, et une intervention fermée repasse à En cours. Tant que le client n’a pas approuvé, la soumission reste ouverte sur son lien.
- Encaisser le paiement. Débitez la carte sur place par Stripe, utilisez Tap to Pay sur iPhone, ou laissez le client payer à partir du lien de la facture. Si vous avez activé une majoration pour le traitement des cartes dans Paramètres → Versements (0 à 4 %), elle apparaît sur la facture sur une ligne distincte.
- L’envoyer et voir ce qui est payé. Envoyez le PDF par courriel ou le lien par texto à partir de l’intervention. Les paiements apparaissent comme en attente ou payés dans Mon argent. Si l’entreprise est connectée à QuickBooks en ligne, le client, la facture et ses paiements sont envoyés dans vos livres, dans un seul sens, à mesure que l’intervention est terminée et payée; sur Basic et Pro, le rapport Web exporte aussi un CSV avec une ligne par intervention pour le teneur de livres.
Ce qu’une facture de réparation d’électroménagers doit montrer
- Les frais de diagnostic, signés par le client avant le diagnostic et dus que la réparation soit approuvée ou non
- Le type d’appareil, la marque et le numéro de modèle
- Les pièces, par nom et par numéro, et la main-d’œuvre, sur des lignes distinctes regroupées sous l’appareil auquel elles se rapportent
- La taxe de vente au taux de l’adresse de service
- Les frais de traitement de carte sur une ligne à part, si vous les refacturez au client
- La signature du client sur l’option approuvée
- Ce qui a été payé, comment, et ce qui reste dû
Une appli de facturation générale ou un logiciel de facturation pour la réparation d’électroménagers
Les applis de facturation générales sont conçues pour une facture par vente. La réparation d’électroménagers facture en deux temps — le diagnostic, puis la réparation que le client approuvera ou non — et le tableau suit cet ordre.
| Flux de travail | Une appli de facturation générale | La facturation en réparation d’électroménagers dans Taskrol |
|---|---|---|
| Soumission et facture | Deux documents. La soumission est convertie ou retapée en facture une fois que le client accepte. | Un seul document. Le client signe une option; les autres restent sur l’intervention, marquées Non choisie. |
| Les frais de diagnostic | Une ligne comme les autres, ajoutée quand quelqu’un y pense. | Signés par le client avant le diagnostic, dus que la réparation soit approuvée ou non, et imprimés sur la facture avec la signature. |
| Les options de réparation | Une soumission, ou plusieurs soumissions à concilier plus tard. | Jusqu’à trois options sur une seule soumission, un seul numéro de facture, une seule ligne de diagnostic. |
| Une approbation des semaines plus tard | Une nouvelle facture, et souvent un appel. | Le client touche Approuver sur le même lien; vous recevez une notification et l’intervention se rouvre. |
| Les frais de carte | Ajoutés à la main, s’ils le sont. | Une majoration de 0 à 4 % réglée pour l’entreprise dans Paramètres → Versements, affichée sur la facture sur une ligne distincte. |
Un seul document, des frais de diagnostic à la facture payée
L’appel de service, les options de réparation et la facture finale se trouvent sur un seul document avec un seul numéro de facture. Personne ne reconstruit les lignes après le oui du client, et le client voit ce qu’il doit maintenant et ce qu’il devra s’il approuve.
Les frais de diagnostic se signent, ils ne se discutent pas
L’autorisation que le client signe sur le téléphone du technicien indique que les frais sont dus qu’il approuve la réparation ou non, et elle s’imprime sur la facture. La discussion sur les frais a lieu avant l’ouverture de l’appareil, pas après.
Jusqu’à trois options de réparation, une seule facture
Proposez la réparation économique, la réparation complète et le remplacement sur une seule soumission; le client en choisit une et les autres restent au dossier.
Une facture générée par IA à partir de l’intervention
Sur Basic et Pro, un seul toucher suffit pour que l’IA rédige la facture à partir de l’appareil de l’intervention et des pièces qui y sont inscrites, numéros de pièce compris. Vous vérifiez les prix et vous enregistrez.
Paiement par carte sur place, Tap to Pay sur iPhone ou à partir du lien
Débitez la carte par Stripe sur le téléphone du technicien, approchez la carte du client d’un iPhone avec Tap to Pay, ou laissez le client payer à partir du lien reçu par texto ou par courriel.
Des frais de traitement de carte que vous pouvez refacturer au client
Fixez une majoration de 0 à 4 % dans Paramètres → Versements sur Basic et Pro. Elle apparaît sur la facture sur une ligne distincte : le client la voit, et les frais ne grugent pas discrètement votre net.
L’état des paiements sur votre téléphone
Mon argent montre ce qui est en attente et ce qui a été versé à la banque, les litiges ont leur propre écran, et l’intervention affiche son solde — pas besoin d’ordinateur entre deux interventions.
Envoyé à QuickBooks en ligne quand l’intervention est payée
Connectez l’entreprise à QuickBooks en ligne une seule fois et associez les types de lignes de Taskrol à vos articles QuickBooks. Dès lors, le client, la facture, les paiements, les pourboires, les suppléments de carte et les remboursements de chaque intervention partent dans vos livres dans un seul sens, de Taskrol vers QuickBooks, et une modification ultérieure met à jour la même facture QuickBooks.
Factures et paiements par carte sur tous les forfaits; le CSV pour le teneur de livres dès Basic
Les soumissions, les factures, les signatures et les paiements par carte sont inclus dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit Solo; la facture générée par IA, la majoration pour carte et l’exportation CSV commencent avec Basic.
Foire aux questions
La soumission est-elle séparée de la facture?
Dans Taskrol, c’est un seul document avec un seul numéro; tant que c’est une soumission, le client ne doit que les frais de diagnostic.
Puis-je ajouter des frais de traitement de carte à la facture?
Oui, sur Basic et Pro. Dans Paramètres → Versements, fixez une majoration entre 0 et 4 %. Elle s’imprime sur la facture sur une ligne distincte. Les plafonds et les règles sur les suppléments varient selon le réseau de cartes et selon la province ou l’État; vérifiez les vôtres avant de l’activer.
Que reçoit mon teneur de livres?
Deux choses. Si QuickBooks en ligne est connecté, Taskrol envoie dans vos livres, dans un seul sens, à mesure que l’intervention est terminée et payée : le client, une facture par intervention avec ses lignes, ses taxes et son rabais, les paiements qui y sont appliqués, un reçu de vente pour les pourboires et les suppléments de carte, et les reçus de remboursement. Et sur Basic et Pro, le rapport Web exporte un CSV avec une ligne par intervention — date, technicien, mode de paiement, revenus, net carte après frais, coût des pièces, taxes et marge — pour le teneur de livres qui travaille à partir d’un fichier.
Le client peut-il payer en ligne?
Oui. Chaque facture a un lien public qui part par texto ou par courriel; à partir de ce lien, le client peut approuver une option, signer et payer par carte par Stripe. Sur place, le technicien débite la carte à partir de l’appli ou utilise Tap to Pay sur iPhone.
La facturation est-elle gratuite?
Oui. Les factures, les signatures des clients et les paiements par carte sont dans le forfait gratuit Solo; des frais de traitement s’appliquent quand vous acceptez les cartes. La facture générée par IA, la majoration pour carte et le CSV du rapport Web viennent avec Basic et Pro.
Un client peut-il approuver une réparation des jours plus tard?
Oui. La soumission reste ouverte sur son lien. Quand le client approuve, vous recevez la notification Soumission approuvée, et une intervention déjà fermée revient à En cours pour que la visite de retour puisse être planifiée.
La facture inclut-elle le modèle de l’appareil et les pièces?
Oui. Le titre de la facture reprend par défaut le type, la marque et le modèle de l’appareil, les lignes sont regroupées sous l’appareil auquel elles se rapportent, et les pièces déjà inscrites sur l’intervention s’ajoutent au document sous forme de lignes.
Comment fonctionne la facture générée par IA?
Sur Basic et Pro, touchez Générer (IA) sur la facture. L’IA lit l’appareil de l’intervention et les pièces qui y sont inscrites, et rédige les lignes — main-d’œuvre, pièces avec leur numéro, frais de diagnostic — que vous vérifiez et enregistrez. Ou maintenez le bouton du micro enfoncé et décrivez la réparation au lieu de la taper.
Taskrol calcule-t-il la taxe de vente?
Le taux de taxe est un champ de la facture que vous remplissez, et il est mémorisé pour chaque adresse de service. Avec l’option Heure d’arrivée et taux de taxe automatiques (10 $ US par utilisateur par mois), le taux est déterminé à partir du code postal de l’adresse de service.
Quels modes de paiement puis-je inscrire?
Carte par Stripe, Tap to Pay sur iPhone, argent comptant, chèque, virement bancaire, Zelle, Venmo, Cash App et Autre. Les paiements par carte passent par Stripe; les autres s’inscrivent à la main pour que le solde de l’intervention et les rapports soient justes.
Le guide plus long : de la soumission à la facture payée en 90 secondes
Proposez au client jusqu’à trois options de soumission; celle qu’il signe devient la facture, et la facturation part de la même fiche d’intervention.